우선 경위서와 시말서의 차이를 알아보자. 두 단어는 한자 표현만 다를 뿐이지 뜻은 같다. 실무적으로 혼용해서 사용하는 경우가 많은데, 엄격하게 구분하자면 경위서는 주로 사건이 일어난 전후 경위에 대한 사실관계를 작성하고, 시말서는 거기에 추가로 반성이나 각오의 내용까지 담기는 것을 요구하기도 한다.

위 사례처럼 경위서 작성을 지시받은 경우, 먼저 회사 취업규칙 등의 내규에 경위서나 시말서 작성이 징계의 종류에 해당하는지를 살펴보아야 한다. 만약 내규상 징계에 해당하지 않는다면, 징계가 아닌 업무지시로 볼 수 있다. 징계에 해당하지 않는다면 굳이 경위서 작성을 거부할 필요 없이 사건이 발생한 사실대로 간단하게 작성해서 제출하는 것이 좋다. 괜히 정당한 업무지시를 위반했다는 이유로 또 다른 문제를 유발할 수 있기 때문이다.

경위서 작성이 징계의 한 종류에 포함된다면 내규상 징계위원회를 개최하는 등의 징계 절차를 거쳐야 하고, 정당한 징계사유에 해당하는지 따져보아야 한다. 만약 해당 절차를 진행되지 않았다면 이는 위법·부당한 징계에 해당한다.

그렇다면 아래 사례처럼 경위서를 작성해서 제출했는데, 반성의 의미를 담게 하거나 계속해서 수정을 해오라고 지시하는 경우는 어떠할까?

먼저 경위서에 반성의 의미를 담게 하는 것은 위법한 행위이다. 대법원은 “경위서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고, 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용이 포함된 반성문을 의미한다면 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대하여 강제하는 것으로서 양심의 자유를 침해하여 부당하다”고 보고 있다. (대법원 2010. 1. 13. 선고 2009두6605 판결 참조)

따라서 위 사례처럼 사건이 발생한 전말을 사실 위주로 경위서를 작성했는데, 앞으로 잘하겠다는 반성이나 각오의 내용으로 수정을 요구한다면, 이는 부당한 지시이므로 거부해도 된다. 만약 이를 거부하였다는 이유로 징계를 한다면 부당징계에 해당하고, 사업장 관할 노동위원회에 부당징계 구제신청을 제기할 수 있다. 

그렇다면 경위서를 제출했는데, 상사가 마음에 안 든다고 계속 수정을 요구하는 행위는 어떠할까? 경위서의 목적은 사건의 전말을 정확하게 파악하기 위한 서류일 뿐, 수정이 요구되는 업무상 보고서가 아니다. 따라서 수정 요구에 응할 필요 없으며, 이는 업무상 적정범위를 넘어선 행위로 직장 내 괴롭힘에 해당할 수 있다. 추후 대응을 위하여 수정지시 등에 대한 증거를 확보해 두는 것이 좋다.

큰 실수나 잘못을 한 것도 아닌데 경위서를 남발하는 경우, 일단 겁먹지 말자. 회사는 경위서들을 모아서 나중에 징계를 하기 위한 수단으로 활용할 수 있겠지만, 경위서를 많이 작성했다고 하더라도 징계를 하기 위해서는 각각의 행위들이 모두 징계사유에 해당하는지를 따지게 된다. 그러니 그냥 사실 위주로 사건이 발생하게 된 배경, 과정 등을 작성해서 제출하면 된다.

하지만 아무리 겁먹지 말라고 해도 심적으로 위축되고 부담이 되는 건 사실이다. 노동자를 회사에 길들이기 위한 수단으로 경위서를 활용할 수 없도록 제도적 개선 등이 필요하다.